6 étapes pour préparer un plan de transition pour un projet logiciel

Avant de procéder à un transfert de fournisseur de logiciels, il est important de se poser les bonnes questions sur les raisons qui vous poussent à changer de fournisseur. Il peut s'agir de coûts élevés, de problèmes de qualité, d'un manque d'évolutivité ou de compétences spécialisées, de retards fréquents, d'une assistance à la clientèle insatisfaisante, du besoin de nouvelles technologies, de litiges contractuels ou d'un changement d'orientation stratégique. La clé d'un transfert de fournisseur de logiciels réussi est une évaluation approfondie de vos motivations.

Une fois que vous avez défini ce que vous n'aimez pas dans votre situation actuelle, il est temps de dresser la liste de vos objectifs, afin de définir clairement ce que vous recherchez chez votre nouveau partenaire idéal. Que cherchez-vous à gagner ? Cherchez-vous un partenaire ayant de meilleures compétences techniques ? Ou peut-être recherchez-vous une meilleure qualité de service de la part de votre futur partenaire ?

Pour garantir une collaboration fructueuse avec votre nouveau partenaire, il est essentiel d'établir une liste complète d'objectifs, ce qui vous permettra de définir précisément vos besoins dès le départ.

Avant de lancer votre projet, rédigez une fiche technique résumant les éléments essentiels de votre logiciel. Renseignez-vous sur son environnement et sur les personnes impliquées dans le projet. N'oubliez pas de vérifier les droits de propriété intellectuelle de l'application et du code.

Ensuite, renseignez-vous sur les fournisseurs éventuels de logiciels tels que les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou de comptabilité, et indiquez le langage informatique, la version, le cadre et les informations de base de données utilisés par votre logiciel.

Enfin, procédez à un audit du code pour évaluer la nécessité d'une réécriture. Certaines parties du logiciel peuvent être difficiles à maintenir ou à faire évoluer. Les failles de sécurité et les mises à jour obsolètes peuvent également nécessiter des ajustements.

Enregistrez toutes ces informations dans la fiche technique de votre logiciel pour une récupération efficace du projet.

Il est impératif de connaître le niveau d'accès accordé au logiciel actuel. Par exemple, si vous utilisez SendGrid pour envoyer des courriels, vous devrez disposer des droits d'accès appropriés à ces comptes afin de les transférer à votre nouveau partenaire. Vous devez également savoir de quel niveau d'accès vous avez besoin pour le logiciel : est-il uniquement accessible en interne, ou fonctionne-t-il uniquement sur des tablettes ou des téléphones portables ? Le logiciel réside-t-il sur des serveurs internes ou chez un hébergeur externe ?

Rassemblez toutes ces informations dans la documentation disponible, afin que votre futur partenaire comprenne parfaitement ce qui a déjà été fait et quelles sont les attentes du projet.

Dans la plupart des cas, votre futur fournisseur vous présentera un analyste commercial qui vous aidera à rassembler toutes les informations nécessaires au transfert. Cet analyste sera chargé de recueillir toutes les informations nécessaires en amont : comment fonctionne le logiciel, quelles sont ses fonctionnalités et comment elles sont utilisées. L'analyste dressera également la liste des informations à ajouter ou à retirer du logiciel existant.

C'est à ce stade que vous devez mettre en évidence les bogues et les demandes d'assistance les plus fréquents que vous avez avec votre fournisseur actuel, car ce sont potentiellement les premiers éléments que votre futur fournisseur devra traiter. En annonçant ces éléments dès le début de la relation, vous permettrez à votre nouveau fournisseur de logiciels de comprendre où vous aurez le plus besoin d'assistance et de pouvoir vous aider sur ces aspects.

Après avoir suivi les étapes précédentes, élaborez un plan d'action en gardant à l'esprit un aspect essentiel : le coût. Établissez un budget basé sur les coûts de maintenance prévus, les ajouts planifiés et le temps alloué à l'assistance et aux mises à jour du logiciel. Vous devrez également estimer votre budget, soit au début du projet, soit de manière lissée dans le temps. Établissez ensuite un plan de migration entre l'ancien et le nouveau fournisseur, avec un calendrier détaillant le nombre d'heures de travail prévues pour chaque période. Définir clairement les rôles et responsabilités entre les fournisseurs à l'aide de l'outil de gestion de projet RACI. Chaque partie prenante interne saura précisément ce que l'on attend d'elle et sera tenue informée de l'avancement du projet.

Enfin, désignez la (les) personne(s) responsable(s) de la validation du transfert de votre projet, afin d'éviter toute confusion.

N'oubliez pas de documenter les personnes qui seront touchées par cette reprise de projet interne. Vous pouvez créer un registre dans lequel vous indiquerez qui est concerné par le projet, comment et quand. Vous devez également prévoir un délai pour la suspension du service pendant le transfert de votre projet, afin de vous assurer que les personnes internes en sont conscientes et de leur proposer une solution de remplacement. En conclusion, pour réussir votre transfert de logiciel, identifiez clairement vos motivations et vos objectifs futurs. Fournissez une fiche projet et établissez un plan d'action impliquant tous les acteurs avec leurs rôles et responsabilités, et planifiez des entretiens avec un business analyst, qui vous aidera à avancer.

Ne manquez pas notre épisode sur les points clés essentiels pour préparer un transfert de fournisseur pour votre développement logiciel avec Johannie Robitaille, Directrice des équipes de développement logiciel chez Openmind Technologies.