6 étapes pour préparer le transfert d'un fournisseur de développement de logiciels

Avant de changer de fournisseur de développement logiciel, il est important de vous poser les bonnes questions sur les raisons qui vous ont poussé à changer de fournisseur. Il peut s'agir de coûts élevés, de problèmes de qualité, d'un manque d'évolutivité ou de compétences spécialisées, de retards fréquents, d'un support client insatisfaisant, du besoin de nouvelles technologies, de litiges contractuels ou d'un changement d'orientation stratégique. La clé d'une transition de qualité et réussie vers un nouveau partenaire logiciel est une évaluation approfondie de vos motivations.

Une fois que vous avez défini ce qui ne vous plaît pas dans votre situation actuelle, il est temps de dresser une liste de vos objectifs, afin de pouvoir définir clairement ce que vous recherchez chez votre nouveau partenaire idéal. Que recherchez-vous ? Recherchez-vous un partenaire avec de meilleures compétences techniques ? Ou peut-être recherchez-vous une meilleure méthodologie agile de la part de votre futur partenaire ?

Pour garantir une collaboration fructueuse avec votre nouveau partenaire, il est essentiel d'établir une liste complète d'objectifs, ce qui vous permettra de définir précisément vos besoins dès le départ.

Avant de lancer votre projet, rédigez une fiche technique résumant les éléments essentiels de votre logiciel. Renseignez-vous sur son environnement et sur les personnes impliquées dans le projet. N'oubliez pas de vérifier les droits de propriété intellectuelle de l'application et du code.

Ensuite, renseignez-vous sur les fournisseurs de logiciels tels que les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou de comptabilité, et indiquez la langue de l'ordinateur , la version, le framework et les informations de base de données utilisées par votre logiciel.

Enfin, procédez à un audit du code pour évaluer la nécessité d'une réécriture. Certaines parties du logiciel peuvent être difficiles à maintenir ou à faire évoluer. Les failles de sécurité et les mises à jour obsolètes peuvent également nécessiter des ajustements.

Enregistrez toutes ces informations dans la fiche technique de votre logiciel pour une récupération efficace du projet.

Assurez-vous de connaître exactement les droits d'accès dont vous disposez sur votre logiciel actuel, car cela est essentiel pour une transition en douceur. Par exemple, si vous utilisez SendGrid pour envoyer des e-mails, vous devrez disposer des droits d'accès appropriés à ces comptes afin de les transférer à votre nouveau partenaire. Vous devez également savoir quel niveau d'accès vous devez avoir pour le logiciel : est-il uniquement accessible en interne ou fonctionne-t-il uniquement sur des tablettes ou des téléphones portables ? Le logiciel réside-t-il sur des serveurs internes ou chez un hébergeur externe ?

Rassemblez toutes ces informations dans la documentation disponible, afin que votre futur partenaire comprenne parfaitement ce qui a déjà été fait, et quelles sont les attentes du projet, la clé ici étant une communication efficace.

En évaluant minutieusement votre logiciel dès maintenant, vous gagnerez du temps et éviterez de coûteuses surprises par la suite.

Dans la plupart des cas, votre futur prestataire vous présentera un analyste d’affaires qui vous aidera à rassembler toutes les informations nécessaires au transfert. Cet analyste sera chargé de rassembler en amont toutes les informations nécessaires : comment fonctionne le logiciel, quelles sont ses fonctionnalités et comment les utiliser. L’analyste listera également les informations que vous devez ajouter ou supprimer du logiciel existant.

C'est à ce stade que vous devez mettre en avant les bugs et les demandes d'assistance les plus fréquents que vous rencontrez avec votre fournisseur actuel, car ce sont potentiellement les premiers éléments que votre futur fournisseur devra traiter. Annoncer ces éléments dès le début de la relation permettra à votre nouveau fournisseur de logiciels de comprendre où vous aurez le plus besoin d'assistance et de pouvoir vous aider sur ces aspects.

En suivant les étapes ci-dessus, établissez un plan d'action en gardant à l'esprit un aspect clé : le coût. Établissez un budget en fonction des coûts de maintenance prévus, des ajouts prévus et du temps alloué au support et aux mises à jour logicielles. Vous devrez également estimer votre budget, soit en début de projet, soit lissé dans le temps. Établissez ensuite un plan de migration entre l'ancien et le nouveau prestataire, avec un planning détaillant le nombre d'heures de travail prévues pour chaque période. Définissez clairement les rôles et responsabilités entre les prestataires grâce à l' outil de gestion de projet RACI . Chaque intervenant interne saura précisément ce que l'on attend de lui et sera tenu informé de l'avancement du projet.

Enfin, désignez la (les) personne(s) responsable(s) de la validation du transfert de votre projet, afin d'éviter toute confusion.

N'oubliez pas de documenter qui sera impacté par cette reprise de projet en interne. Vous pouvez créer un registre dans lequel vous indiquerez qui est impacté par le projet, comment et quand. Il faut également prévoir un délai de suspension du service lors de votre reprise de projet, afin que les personnes internes en soient informées et leur proposer une solution alternative. En conclusion, pour réussir votre reprise de logiciel, identifiez clairement vos motivations et vos objectifs futurs. Fournissez une fiche projet et établissez un plan d'action impliquant tous les acteurs avec leurs rôles et responsabilités, et planifiez des entretiens avec un analyste d'affaires, qui vous aidera à avancer dans le calendrier de votre projet.

Si vous vous préparez à la transition d'un projet logiciel, il est essentiel de prendre également en compte le contexte plus large de la collaboration avec un partenaire de confiance. Consultez notre article Travailler avec un partenaire de modernisation de logiciel : bonnes pratiques et questions clés pour savoir comment choisir le bon partenaire pour vos besoins de modernisation de logiciel, en veillant à ce que votre transition s'inscrive dans une stratégie à long terme réussie.

Ne manquez pas notre épisode sur les 3 points essentiels pour préparer un transfert de prestataire pour votre développement logiciel avec Johannie Robitaille, Directrice des équipes de développement logiciel chez Openmind Technologies.

• Planification complète : un plan de transition détaillé est essentiel pour une transition en douceur. Identifiez dès le début toutes les tâches, les parties prenantes et les ressources nécessaires.
• Communication claire : Maintenir une communication transparente entre toutes les parties impliquées pour garantir que chacun comprend son rôle et ses responsabilités.
• Gestion des risques : identifier de manière proactive les risques potentiels et développer des stratégies d’atténuation pour éviter les perturbations pendant le processus de transition.
• Documentation : Assurez une documentation complète de tous les aspects du projet, y compris les procédures, les détails techniques et les coordonnées, pour faciliter une transition en douceur.
• Tests et validation : avant la transition complète, effectuez des tests et une validation rigoureux pour confirmer que tous les systèmes et processus fonctionnent comme prévu.
• Soutien post-transition : Prévoyez un soutien et un suivi continus après la transition pour résoudre les problèmes qui surviennent et assurer le succès à long terme.